Proces założenia spółki jest dość skomplikowany i obwarowany licznymi formalnościami. Ich niedopełnienie przedłuża całą procedurę. W przypadku jakichkolwiek uchybień w zakresie niezbędnych formalności proces ten przedłuża się nawet do 6 miesięcy. Poniżej przedstawiamy w skrócie sposoby założenia spółek na gruncie prawa polskiego.
Od czego zacząć?
Przede wszystkim na początku należy podjąć decyzję jaką spółkę chcemy założyć. Do najpopularniejszych należy: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółka akcyjna (tzw. spółki kapitałowe). Oprócz nich na gruncie polskiego prawa można wyróżnić spółkę: jawną, partnerską, akcyjną, komandytowa, komandytowo – akcyjna (tzw. spółki osobowe). Kolejnym krokiem jest przygotowanie umowy spółki. Powinna być stworzona w sposób indywidualny, uwzględniająca cele, sytuację oraz relacje jakie są pomiędzy wspólnikami. Tak dopasowana umowa pozwala uniknąć niepotrzebnych nieporozumień wewnątrz spółki. Następny etap to podpisanie umowy u notariusza. Oczywiście wymóg ten nie dotyczy wszystkich spółek. Z obowiązku wizyty u notariusza zwolnione będą osoby zainteresowane założeniem spółek jawnej i partnerskiej – wystarczy forma pisemna. W przypadku pozostałych spółek wymagana jest forma aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Następny etap to kompletowanie dokumentów rejestrowych oraz rejestracja danej spółki w sądzie, Urzędzie Skarbowym, Głównym Urzędzie Statystycznym oraz Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Proces ten trwa do w sumie do 14 dni. Ważne jest tutaj dopełnienie niezbędnych formalności oraz dostarczenie niezbędnych dokumentów.
System S24
Polskie prawo przewiduje również możliwość założenia spółki przez Internet, na portalu S24. Portal jest prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Takie udogodnienie jest przewidziane w przypadku zakładania spółek: jawnej, komandytowej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz prostą spółkę akcyjną. Należy pamiętać, że wszystkie osoby podpisujące umowę spółki i biorące udział w rejestracji w KRS są obowiązane do posiadania aktywnego konta w systemie S24 oraz posiadać możliwość złożenia podpisu elektronicznego. Do zakładania spółki można przystąpić po autoryzacji konta w systemie. Na początku należy określić formę prawną przedsiębiorstwa, nazwę spółki oraz jej siedzibę. Następnie przystępujemy do uzupełnienia wzorca umowy spółki, która obejmuje między innymi: przedmiot działalności, wspólników, wysokość wkładów, czas trwania spółki, podział zysków i strat, zbycie ogółu praw i obowiązków wspólników, sposób zmiany umowy spółki, reprezentację spółki. Po wypełnieniu wszystkich elementów ze wzorca umowy następuje podpisanie umowy przez wszystkich wspólników. Konieczne jest również dołączenie oświadczenia o tym czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy z dnia 24 marca 1920 r o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców., oświadczenia o wyrażeniu zgody osoby powołanej do reprezentowania spółki wraz ze wskazaniem adresu do doręczeń oraz dane do doręczeń osób mających uprawnienie do reprezentowania spółki. Rejestracja spółki wiąże się również z opłatami. Należy uiścić 250 zł za wpis do Krajowego Rejestru Bankowego. SystemS24 automatycznie generuje rachunek bankowy na który należy dokonać wpłaty. Konieczne jest również uiszczenia 100 zł za pierwszy wpis w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz opłatę manipulacyjną operatora płatności. Następnie należy złożyć wniosek o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego poprzez wypełnienie formularza. Rejestracja spółki w KRS nie jest ostatnim etapem.
Jakieś formalności?
Czekają również formalności w postaci złożenia deklaracji podatkowej o czynności cywilnoprawnej tzw. deklaracja PCC-3, którą należy podpisaną przez zarząd spółki dostarczyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. Oprócz tego w terminie 21 dni należy złożyć NIP -8. Termin ten skraca się do 7 dni w przypadku gdy firma zamierza odprowadzać składki zdrowotne. Konieczne jest również złożenie wniosku o rejestrację jako podatnik VAT a w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością dodatkowo konieczne jest złożenie oświadczenia zarządu o pokryciu kapitału zakładowego. Obowiązkowe jest również złożenie informacji dotyczących beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w terminie 7 dni od momentu rejestracji spółki. Niedopełnienie tego obowiązku wiąże się z dość sporymi karami finansowymi.
